人事档案管理疑问

解答

部门名称修改,是否会影响员工的历史记录 ？

因为系统使用的是关系模式（R-D）设计思想，很多信息表之间的关联使用的是代码而非名称，所以当公司、部门等基本设置变动时(如重命名、删除)，若会对员工的历史记录产生一定影响。

身分证号输入具有自动纠错功能,以保证输入的号码为15位或18位.并对明显错误进行提示 ?

对非法位数(不是15或18位),系统自动进行提示;  输入后,自动与系统中的身份证号进行重号对比,若重复,立即给出警示 ”此身份证已存在!工号:xxx,姓名:xxx”

系统是怎样识别二次进厂和假身份证的？

对二次进厂的，系统可以自动检索到该身份证与某某的相同，提示如下所示窗口：

对于假身份证号码，因为身份证号码本身是依据一定的校验规则编码的，若此身份证号非法，则系统会提示如下所示窗口。

身分证号输入能自动填充相关联信息的功能,如性别,出生日期,年龄,省市 ?

输入合法的身份证后,系统将自动真充相关的信息,如:性别,出生日期,年龄, 籍贯等, 无需操作员再次选择录入一次

员工离职后其历史数据是否完整保存,再入职时是否可延续记录?

离职后,档案会完整保存.若再入职,可方面调出原始档案,按”返职”即可重新建档

预设员工信息必填项和不必填项.录入数据时如无必填项,应加以提示?

系统预设必填项,并且可以自己预设必填项. 录入时,系统会给出背景色区别,并给出提示.

在新员工录入的时候，记忆录入有什么用?

记忆录入即可将前次录入的常用项目记忆起来如职位、职级、计薪方式、聘用日期、试用期、人员性质、转正日期、学历等，在新建档案之前，需要将 [ 新员工资料输入 ] 窗口右下角的记忆录入复选框勾选。

人事档案中哪些是必须填项目?

人事档案管理是整个人力资源管理系统的核心，其中必须要输入的资料有：工号，姓名，部门、聘用日期、身份证号、性别、是否打卡，出生日期、状态、人员性质，另外卡号必须在建档之后的 [IC 卡管理 ] 中执行发 / 补卡操作。

系统中人事档案中项目觉得不够用的怎么办 ?

若用户觉得人事档案内置的项目不够用，可以在自行定义项目，方法如下：

1)  点击系统维护 - 自定义项目设置打开自定义项目设置窗口；

2)  选择 [ 人事附加资料 ] 项目，点击 [ 增加 ] 按钮；

3)  在编码位置，输入待增加项目的编码：如联系电话（ G_lxdh ），注意编码必须以‘ G_ '开 头；

4)  在名称编辑框输入项目名称：如联系电话；

5)  数据类型设为字符型，字符宽度设为 15 位；

6)  设定完成点击 [ 保存 ] 即可；

7)  重新开启人事档案管理窗口，双击某员工的人事档案，可以看到编辑窗口的右边增加了一个新的项目如联系电话。

人事档案里的直接和间接是什么意思 ?

直接和间接是相当于企业产品而言的，直接即直接参与生产的职员和员工如生产组长、工程师、副理等，间接即非直接参与生产的职员和员工如人事、财务、报关、业务、后勤等。

若因公司部门取消而删除或改名部门班组时如何处理，是否会影响员工的历史记录？

有影响，因为系统使用的是关系模式（ R-D ）设计思想，很多信息表之间的关联使用的是代码而非名称，所以当公司、部门等基本设置变动时 ( 如重命名、删除 ) ，会对员工的历史记录产生一定影响。因此若某个部门没有在职员工而有离职员工的话，建议保留此部门，在删除该部门时系统会自动提示如下警告信息。

系统导入照片的方式有哪几种？

照片管理的一种方式是在新建或修改人事档案时在照片装入框中双击或单击右键选择 [ 装入 ] 功能，将照片文件一个个装入到对应的人事档案中；另一种方式是通过 [ 照片管理 ] 功能将照片文件集中导入人事档案或连接摄像头实时抓拍到对应的人事档案中；前一种方式详见说明书，不作介绍，后一种方式具体操作步骤如下：事先用数码相机为每个员工摄像并将照片导入到电脑，为每个照片文件用其工号或姓名命名（采用宽与高 3 ： 4 比例）。

• 在人事档案管理窗口中单击 [ 照片管理 ] 打开如下窗口：

• 选择 [ 导入照片 ] 选项卡；

• 点击 [ 选择文件 …] 按钮，选择事先编辑好的所有照片文件；

• 点击 [ 打开 ] 系统提示所选中的照片数；

• 点击 [ 开始导入 ] 系统将自动寻找与员工工号或姓名相匹配的文件导入到在人事档案管理中。

　　实时抓拍照片需摄像头支持，此种方式可以让员工实时看到照片的效果，满意的话可即时导入人事档案中。拍照完员工照片后还可以通过照片管理窗口中的 [ 导出照片 ] 功能将照片导出用于其他系统。

系统照片的大小有限定吗 ? 像素最好应该是多少 ?

系统照片的大小及像素要求如下： （待进一步确认）

• 将照片尺寸设置为 145( 宽 )*200( 高 ) 像素。（图片标准尺寸）

• 照片大小在 20~50K 之间。（系统不建议超过 100K 的图片上传）

• 图片区域应清晰显示员工的头像或半身 / 全身相。（请勿使用艺术照）

工号允许重用要注意什么问题 ?

工号若允许重用，则要注意以下几点：

• 在系统维护→系统参数设置窗口，选择档案管理选项，填写离职超过若干天后工号允许重用，点击 [ 确定 ] 退出；

• 在生成考勤报表时注意，选择按工号处理项，输入重用工号，会同时提示出两个员工的工号，选择其中一个工号，处理完成后再重新处理另外一个员工，即重用工号要处理两次；

• 其他如查询考勤报表，工资核算等都会显示出两个工号，注意选择。

人事档案可以直接删除吗？

可以，建议将员工作离职处理，而不要作删除，这样便于查询历史档案。但对于已发卡或录入记件工资的员工是不能删除的。

在人事档案中，不用调职功能，直接把一个员工改到另外一个部门中去，是否在调职查询中不显示 ?

这方法对刚建立的人事档案进行修改时可以采用，但调职查询中是没有记录的，若要在调职查询中可以看到记录，一定采用调职的方式；

在编辑人事档案时不小心将不该离职的员工作了离职或依据厂规允许已离职的员工返工，该如何处理？

需要用到返职功能，其操作步骤如下：

• 在 [ 人事档案管理 ] 窗口筛选 [ 人员状态 ] 为离职的员工，如下图所示：

• 通过查找定位到待返职的员工，如上图所示在窗口左上角原来 [ 离职 ] 按钮，现在变为 [ 返职 ] ，点击 [ 返职 ] 按钮；

• 打开该员工的明细档案，若要变更其部门、职位、职级等资料，则可以直接编辑修改，修改完后点击 [ 确定 ] 按钮，提示如下 [ 操作确认 ] 窗口：

• 若该员工原来使用的 IC 卡未发给其他员工则选择 [ 是 ] 按钮，重新补回给他，若已经给其他员则选择 [ 否 ] 按钮，则要求在 [IC 卡管理 ] 中重新补一个 IC 卡给他，至此，该员工返职处理完成。

离职忘了点收回考勤卡了怎么办 ?

在离职窗口中的离职收回考勤卡选项的用途是为了重复使用离职员工的 ID/IC 卡，先将该离职员工的卡号清除。若没勾选收回考勤卡选项，虽然此卡已经失效，但该离职员工仍占用一个 ID/IC 卡号，解决的办法可能需要求助技术顾问的支持。

厂牌能直接在系统中输出吗 ? 格式能修改吗 ?

　可以，系统提供了一些厂牌的样板如厂证制作 - 横向，厂证制作 - 竖向等，用户可以直接编辑修改，如厂牌标识、名称、员工工号、姓名、部门、职务、进厂日期等项目的格式，若想进一步修改背景，字体，字形，字号等属性则需要一定的 FastReport 报表设计工具的基础了。

在打印报表时出现 "报表<某某表>未定义!(报表名称已成功复制到剪贴板)错误要怎么处理?

出现类似提示信息时，表示此报表在当前窗口暂未定义，要求在报表设计中心定义该报表后才能操作打印预览，编辑修改等功能；在定义报表时报表名称一定要与当前窗口的报表名称一致，为便于操作，系统已经把报表该报表名称复制到粘贴板，我们只要在报表设中心的报表集找到相关报表改名复制一个报表，即可完成当前窗口的报表定义；

为什么要进行发补卡登记 ? 在给员工作发补卡操作中要注意哪几点？

因为智能 ID 卡可以重复使用，而且有一定的使用期限，如张三 2005 年 3 月 1 日进厂发 A 卡给他，他于 2006 年 3 月 31 日离职，则 A 卡对于张三来说 2006 年 3 月 31 日失效了，李四 2006 年 4 月 1 日进厂又发 A 卡给他使用，对李四来说 2006 年 4 月 1 日又生效了。通过发补登记我们就可以清楚地查询出每一张 ID 卡的使用状况。

简洁的自定义报表格式(如在EXCEL里编辑一样方便)后，可从人事系统中提取所需报表 如： 每日各部门各职位人头数报表(含当日在职，新入职，新离职)离职率分析报表； 合同及保险报表查询等 ？

系统提供简洁的excel报表,操作员可以方便的选择报表进行打印 、预览,并能自行修改报表格式,保存后立即生效.